Имейли – обичайте или ги мразете, но каквото и да чувствате, те няма да си отидат, особено на работното място. Бизнес имейлите са 55 процента от всички имейли, които се пращат дневно по света. Това е средно по 121 имейла изпратели и получени на ден от всеки един от нас.

С толкова много електронни съобщения циркулиращи в мрежата, не е чудно, че често се правят грешки. От загадъчно написани заглавия на съобщението до неподходяща употреба на емотикони, повечето служители имат много да научат за усвояване на перфектния имейл.

От Harvard Business Review разработват наръчник как да напишем съобщение, с което да облекчават неточностите в кореспонденцията на работното място.

1) Придържайте се към темата

Заглавието на вашето съобщение трябва да е кратко и едновременно с това описателно. То трябва да назовава директно темата на вашия имейл. Важно е да се придържате към субекта на разговора, като и към правилния шрифт на текста. Използвайте изчистени, четливи шрифтове като Arial, Helvetica, Verdana или CenturyschoolBook в тъмни цветове. От  Harvard Business Review съветват използване на не повече от три вида шрифт.

2) Вдетинил си се!

Използването на емотикони в професионален имейл е допустимо само ако човека, на когото пишете е ваш близък познат и е използвал преди емотикони във вашата кореспонденция.

Печатните грешки не са винаги края на света.  За мениждърите от високо ниво, печатната грешка може да е стратегическо решение. По този начин те изглеждат по-малко заплашителни и по-човечни. Имайте предвид, че границата между емоционално автентичен и непрофесионален подход е малка. Замислете се преди да направите печатна грешка нарочно.

3) Граматични фанатици

Когато изпращате имейл номер 27 за тази сутрин е много лесно да пропуснете пунктуационни знаци или да забравите някоя главна буква. Не го правете! Отделяйте винаги време да поправите малките неточности. Това означава по-малко работа за човека, който ще чете имейла и няма да се налага да обяснявате в последствие, какво сте имали  предвид.

Може да избегнете тези признаци на раздразнение, като се придържате към кратки и изчистени съобщения. Някои експерти предлагат да се съобразявате с пространството. Не оставяйте големи параграфи с текст. Подчертавайте главната информация и често разделяйте параграфите. Най-важното е да бъдете директни и да се изразявате ясно, за да не губите времето на хората.

4) Преглеждай не два, а три пъти

Преди да кликнете “изпратено”, проверете отново дали всеки към когото пращате имейла наистина има нуждата да го получи. Добавете адреси за изпращане, ако сте пропуснали някой, но не добавяйте на сляпо хора.  Съобщенията до голям брои хора може да ви създаде репутация на “недискретен”, казват от Harvard Business Review.

Макар имейлите често да са първото средство за комуникация което избираме, трябва да не забравяме, че понякога личната среща или обаждането по телефона е за предпочитане. В случай, че става въпрос за конфликтни ситуации или лоши новини, писменото съобщение може да бъде възприето по грешен начин, според емоционалното състояние на четящия. В тези ситуации можете да използвате дори Skype видео връзка.

Хората са по-съпричастни, когато разговарят директно с друго човешко същество, отколкото с пикселирани букви на компютърен екран.